PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
1. Chức năng:
Chủ trì, phối hợp với các Phòng chức năng, các khoa, bộ môn tham mưu giúp Ban giám hiệu trong việc quản lý công tác hành chính tổng hợp; Thi đua - Khen thưởng; tổ chức và cán bộ; quản trị cơ sở vật chất, thiết bị và đời sống; công tác an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ; thanh tra, pháp chế; y tế, môi trường.
2. Nhiệm vụ:
a, Công tác tổ chức:
- Nghiên cứu, đề xuất với Ban giám hiệu xây dựng bộ máy tổ chức của Trường theo quy định;
- Đề xuất các thành viên trong các Hội đồng, Ban chỉ đạo (thực hiện nhiệm vụ trong thời gian nhất định trên cơ sở hướng dẫn của cấp trên);
- Thực hiện phân cấp về công tác tổ chức quản lý cán bộ;
- Thực hiện chức năng quản lý trong các lĩnh vực an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ quản trị cơ sở vật chất và đời sống.
b, Công tác cán bộ:
Nghiên cứu, đề xuất với Ban Giám hiệu trong việc tiếp nhận, thi tuyển viên chức, điều động, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn các nhiệm vụ, theo đúng quy trình, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền.
c, Công tác thi đua - khen thưởng, kỷ luật:
- Khen thưởng: Theo đúng quy định, tiêu chuẩn của Luật thi đua-khen thưởng, quy định của UBND tỉnh Hà Tĩnh và Quy chế của Trường Cao đẳng Kỹ thuật Việt – Đức;
- Kỷ luật: Thực hiện theo Luật cán bộ, công chức năm 2008, Luật Viên chức năm 2010 và Bộ Luật Lao động.
d, Công tác đào tạo, cán bộ:
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giảng viên hàng năm về chuyên môn, quản lý nhà nước, chính trị, tin học, ngoại ngữ, v.v…
e, Chế độ chính sách:
Thực hiện theo văn bản Nhà nước về các chế độ tiền lương, các phụ cấp (trách nhiệm, độc hại, ưu đãi, v.v…), nghỉ chế độ, chuyển hạng, nâng hạng, bảo hiểm xã hội, v.v…
f, Công tác tổng hợp, thống kê báo cáo:
Thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời mọi báo cáo tổng hợp thường kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương, v.v…theo yêu cầu của Ban giám hiệu.
g, Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ:
- Phục vụ nhiệt tình, trách nhiệm cao đối với giảng viên, học sinh, sinh viên nhà trường đến giảng đường giảng dạy và học tập.
- Quản lý cán bộ, viên chức trong Trường khi làm thủ tục xuất nhập cảnh đi công tác, du lịch nước ngoài.
- Cập nhật bỏ giờ, theo dõi việc ra sớm vào muộn của cán bộ, giáo viên.
- Thực hiện công tác quân sự, quản lý quân nhân dự bị của Trường
- Công tác bảo vệ cơ quan, trật tự an ninh trong trường, vệ sinh môi trường, bảo vệ cây xanh, xây dựng các quy định trong các lĩnh vực nêu trên trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện.
i, Công tác hành chính, văn thư:
- Gửi đi và tiếp nhận công văn, giấy tờ, tài liệu đến, lưu trữ tài liệu, công văn, đánh máy, phụ trách liên lạc, điện thoại.
- Công tác lễ tân, khánh tiết.
k. Công tác Quản trị cơ sở vật chất và đời sống:
- Quản lý đất đai, các công trình kiến trúc, nội thất, hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống cung cấp điện phục vụ các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Trường:
+ Quản lý và khai thác tài sản, cơ sở vật chất của Trường đúng pháp luật, có hiệu quả đảm bảo các hoạt động thường xuyên và đột xuất của Trường;
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm, triển khai thực hiện việc xây dựng, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ, nâng cấp, mua sắm, điều chuyển tài sản cố định, cơ sở vật chất.
+ Xây dựng các nội quy, quy chế trong việc sử dụng tài sản cố định, cơ sở vật chất, thiết bị của Trường, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện;
+ Tổ chức tiếp nhận các loại tài sản cố định được viện trợ nước ngoài thuộc phần việc được giao.
- Công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt và thiên tai.
Phối hợp với Trung đội tự vệ và các phòng ban có liên quan để xây dựng kế hoạch trong các lĩnh vực nêu trên, trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Công tác quản lý điều hành xe ô tô phục vụ công tác chung theo quy định của Nhà nước và của trường.
- Tổ chức các hoạt động tập thể, việc hiếu, việc hỉ của Trường. Phối hợp với các đơn vị khác tổ chức các hoạt động nhân đạo;
- Tổ chức và quản lý nhà ăn tập thể của cán bộ, và học sinh, sinh viên;
- Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài vụ thực hiện công tác quản lý, khai thác sử dụng tài sản cố định theo các quy định hiện hành;
- Phối hợp với phòng Quản lý học sinh, sinh viên và Đoàn TNCS Hồ Chí Minh quản lý khu nội trú học sinh, sinh viên;
- Thực hiện các công việc phát sinh đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
l. Công tác thanh tra, pháp chế:
- Nhiệm vụ Thanh tra:
Thanh tra việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục nghề nghiệp.
Xây dựng chương trình kế hoạch thanh tra thường xuyên hàng năm và thanh tra đột xuất; trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó theo quy định của pháp luật. Theo dõi, tổng hợp tình hình công tác thanh tra, kiểm tra và báo cáo Hiệu trưởng.
Nghiên cứu và cụ thể hóa các văn bản pháp quy về công tác thanh tra giáo dục nghề nghiệp nhằm đáp ứng với yêu cầu phát triển của Nhà trường.
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục nghề nghiệp và nhiệm vụ được giao đối với các đơn vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của Hiệu trưởng và thanh tra các vụ việc khác do Hiệu trưởng phân công.
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, quy chế đào tạo, quy chế thi, kiểm tra cấp văn bằng, chứng chỉ; việc thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; công tác quản lý đào tạo các điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng đào tạo ở tất cả các loại hình đào tạo, các trình độ đào tạo của Nhà trường; công tác quản lý tài chính, tài sản, quản lý dự án, khoa học & công nghệ, công tác tổ chức cán bộ, công tác hợp tác quốc tế và các công tác khác thuộc thẩm quyền quản lý của Nhà trường.
Thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, tiếp nhận, xác minh đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến hoạt động của Nhà trường và kiến nghị với lãnh đạo Nhà trường biện pháp giải quyết theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa, phát hiện và đấu tranh chống những hành vi tham nhũng trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, kiến nghị với lãnh đạo Nhà trường biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng.
Báo cáo, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn về công tác thanh tra; kiến nghị các biện pháp bảo đảm thi hành pháp luật về giáo dục; đề nghị sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về giáo dục.
Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện việc bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm cộng tác viên thanh tra trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo;
- Nhiệm vụ Pháp chế:
Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các văn bản quản lý theo sự phân công của Hiệu trưởng;
Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với các văn bản do các đơn vị thuộc Trường soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực điều hành, quản lý của Nhà trường. Trình Hiệu trưởng phương án xử lý kết quả kiểm tra, rà soát văn bản pháp luật.
Tổ chức xây dựng các văn bản quản lý liên quan đến công tác pháp chế của Nhà trường; Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác pháp chế.
Tư vấn các vấn đề pháp lý cho Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu, Hội đồng Trường, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Trường; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường Cao đẳng Kỹ thuật Việt – Đức Hà Tĩnh, các đơn vị, cán bộ, viên chức, người lao động và người học thuộc Nhà trường.
Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế, quy định của Nhà trường cho cán bộ, giảng viên, viên chức, người lao động và người học; kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi toàn Trường;
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, cơ quan có liên quan tổ chức, bồi dưỡng kiến thức pháp luật và kĩ năng công tác pháp chế cho cán bộ làm công tác pháp chế tại đơn vị; tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác pháp chế do Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội và các cơ quan chuyên môn khác tổ chức.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng kết việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng và các đơn vị. Tham gia ý kiến về việc xử lý các vi phạm pháp luật trong Trường. Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lí các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Nhà trường và các đơn vị.
Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với Hiệu trưởng và cơ quan quản lý cấp trên theo quy định.
m, Hợp tác quốc tế:
- Dự thảo chủ trương, nội dung, kế hoạch hợp tác quốc tế ngắn hạn, dài hạn và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;
- Phối hợp với Phòng Tổ chức - Hành chính xây dựng kế hoạch quản lý và làm thủ tục đoàn ra, đoàn vào kịp thời theo các chương trình hợp tác quốc tế với Trường theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đón tiếp và làm việc với khách quốc tế tại Trường về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Trường, đảm bảo an ninh chính trị theo quy định pháp luật hiện hành; ghi biên bản các hội nghị, hội thảo, cuộc gặp gỡ, làm việc, trao đổi có khách nước ngoài do Ban Giám hiệu chủ trì;
- Chủ động tìm kiếm, duy trì các mối quan hệ với đối tác trong và ngoài nước; tìm kiếm các đối tác, cá nhân có khả năng, uy tín trong lĩnh vực liên quan đến chuyên ngành đào tạo của nhà trường, có thiện chí hợp tác với Trường, đề xuất với Hiệu trưởng thiết lập quan hệ hợp tác;
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các tài liệu, văn bản liên quan đến các tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi đến theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng;
- Phối hợp với cán bộ thư viện tiến hành tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các tài liệu do các đơn vị trong và ngoài nước hợp tác với Trường biếu tặng, trao đổi.
- Quản lý các dự án hợp tác quốc tế đã được Hiệu trưởng phê duyệt, và đang được thực hiện.
- Trực tiếp quản lý hộ chiếu của học sinh, sinh viên nước ngoài và phối hợp phòng Quản lý HSSV trong công tác quản lý lưu học sinh.
- Báo cáo tổng kết công tác hợp tác quốc tế từng học kỳ, từng năm.
n, Công tác truyền thông và quan hệ doanh nghiệp
Tham mưu và giúp việc cho Ban ban giám hiệu quảng bá thương hiệu, hình ảnh của Trường Cao đẳng Kỹ thuật Việt – Đức và các đơn vị thành viên; tổ chức và triển khai truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài chuyên nghiệp và hiện đại.
Triển khai các hoạt động gắn kết nhà trường với các doanh nghiệp và các cơ quan tư vấn, quản lý chuyên ngành liên quan nhằm hỗ trợ nâng cao chất lượng học tập của sinh viên; nâng cao khả năng thích ứng và đáp ứng nhu cầu xã hội; hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp; phối hợp với doanh nghiệp trong công tác bố trí học sinh, sinh viên thực tập.
Theo dõi, thống kê, dự báo về xu hướng thị trường lao động, sử dụng lao động của các doanh nghiệp thuộc phạm vi các ngành nghề đào tạo của trường nhằm đề xuất điều chỉnh hoạt động đào tạo của nhà trường phù hợp.
Tìm kiếm, huy động, tiếp nhận tài trợ các nguồn lực (nhân lực, thiết bị, tài chính) của doanh nghiệp và các tổ chức xã hội nhằm hỗ trợ học bổng và nhu cầu học tập của sinh viên.
Là cầu nối giữa nhà trường và các doanh nghiệp, tiếp nhận và xử lý các thông tin từ doanh nghiệp để tham mưu với BGH nhằm phục vụ, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu xã hội, lợi ích nhà trường và sinh viên.
n. Công tác y tế và môi trường:
- Chức năng:
Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Ban giám hiệu trong việc quản lý, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên và các công tác y tế học đường; Đảm bảo cảnh quan môi trường sư phạm xanh sạch, đẹp.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện công tác y tế, công tác vệ sinh phòng bệnh và sơ cứu ban đầu cho cán bộ, viên chức, người lao động, học sinh, sinh viên của Trường trong khả năng và điều kiện cho phép. Khi vượt quá khả năng giải quyết sẽ giới thiệu đi khám ở cơ sở y tế ngoài Trường;
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho cán bộ, giảng viên, quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ, giảng viên trong Trường;
+ Kiểm tra, phối hợp với Trung tâm y tế dự phòng thành phố Hà Tĩnh trong công tác đảm bảo vệ sinh, phòng chống dịch bệnh của Trường;
+ Theo dõi nắm bắt tình hình sức khoẻ của học sinh, sinh viên, nghiên cứu, đề xuất các biện pháp để nâng cao sức khoẻ cho học sinh, sinh viên;
+ Cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho cán bộ và học sinh, sinh viên của Trường;
+ Khám, cấp phát thuốc cho học sinh, sinh viên theo quy định của Bảo hiểm y tế tỉnh Hà Tĩnh;
+ Thực hiện tốt hoạt động của Hội chữ thập đỏ.
+ Quản lý theo dõi công tác vệ sinh môi trường trong toàn trường, xây dựng kế hoạch, phương án cải tạo cảnh quan môi trường trình Ban giám hiệu phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Quản lý cán bộ, nhân viên theo phân cấp của Hiệu trưởng và thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao.
3. Tổ chức – nhân sự:
- Trưởng phòng
Bà: Phạm Thị Bích Ngọc
- Phó trưởng phòng
Bà : Thái Thị Thu Lan
Bà: Phan Huyền Trinh
